FAQ – Coffre-fort numérique eDocPerso
1. Qu’est-ce que le coffre-fort numérique eDocPerso ?
eDocPerso est un espace de stockage personnel et sécurisé
dans lequel vos salariés reçoivent automatiquement leurs bulletins de salaire
au format numérique.
Ce coffre-fort leur appartient : en tant qu’employeur, vous y déposez les bulletins de salaire mais vous n’avez aucun droit d’accès sur le contenu.
2. En quoi est-ce complémentaire de My Exco ?
Le module Mes Ressources Humaines de My Exco est notre plateforme collaborative de gestion de la paie entre le cabinet et nos clients (saisie des éléments variables et mise à disposition sécurisée des bulletins de salaire).
Le
coffre-fort numérique eDocPerso assure ensuite la remise sécurisée aux salariés
: chaque bulletin y est automatiquement archivé et reste accessible à tout
moment, via le web ou l’application mobile.
3. Comment se déroule l’envoi des bulletins de salaire ?
- Une fois la paie du mois terminée, vous prévenez votre contact social Exco qui déposera les bulletins sur la plateforme Edoc permettant ainsi la délivrance du bulletin de salaire dans le coffre-fort de chaque salarié.
- Le salarié reçoit une notification (mail) l’informant qu’un nouveau bulletin a été déposé dans son espace. Il peut alors se connecter à son espace eDocPerso (via web ou application mobile) pour consulter ou télécharger le bulletin (format PDF).
Les
bulletins sont archivés dans son coffre-fort personnel, sécurisé, et conservent
leur valeur probatoire. Vous n’avez plus d’exemplaire papier à lui remettre.
4. Le bulletin de salaire numérique a-t-il la même valeur que le papier ?
Oui. Le bulletin déposé dans le coffre-fort est considéré
comme un original, au même titre que la version papier, et répond aux
exigences légales en vigueur (Code du travail, RGPD).
5. Le service est-il conforme au RGPD et à la réglementation sociale ?
Oui. Le coffre-fort eDocPerso répond aux exigences de
sécurité, de confidentialité et de conservation à valeur probatoire.
La solution s’appuie sur un coffre eDocSafe certifié NF203 CCFN ; les
données sont hébergées en France, dans un cloud souverain.
6. Qui peut accéder au contenu du coffre-fort ?
Seul le salarié a accès à son coffre-fort :
- il se connecte depuis un navigateur ou l’application mobile eDocPerso (App Store et Google Play),
- il gère librement ses documents.
L’employeur
ne dispose pas d’accès au coffre-fort, même s’il en est à l’initiative.
7. Combien de temps les documents sont-ils conservés ?
Le coffre-fort est accessible au minimum 50 ans ou jusqu’aux
75 ans du salarié, y compris après son départ de l’entreprise ou son départ
à la retraite.
Il peut ainsi récupérer facilement ses bulletins pour constituer ses dossiers
(banque, retraite, logement, etc.).
8. Le salarié peut-il ajouter d’autres documents dans son coffre-fort ?
Oui. Au-delà des bulletins de salaire, le salarié peut
utiliser jusqu’à 10 Go pour stocker ses documents importants : contrats,
attestations, factures, documents liés au logement ou à la vie personnelle… Le
coffre-fort devient son espace d’archivage numérique unique.
9. Quel est le coût du service pour l’entreprise ?
Le service est facturé 1 € HT par bulletin de salaire.
Ce coût inclut la distribution automatique des bulletins, l’archivage sécurisé,
la traçabilité et l’accès illimité des salariés à leurs documents.
10. Quels bénéfices pour l’employeur ?
- Sécuriser la transmission des bulletins (plus d'e-mail interceptable ou de perte de courrier).
- Gagner du temps grâce à l’automatisation de la distribution.
- Réduire les coûts de traitement et d’archivage papier.
-
Contribuer
à votre démarche RSE en diminuant l’usage du papier et les envois
postaux.
11. Que se passe-t-il quand un salarié quitte l’entreprise ?
Lorsque le salarié quitte l’entreprise, vous n’alimentez plus son coffre-fort.
Il conserve l’ensemble de ses
documents et peut continuer à utiliser librement son coffre-fort avec ses
identifiants.
12. Comment activer le coffre-fort numérique eDocPerso ?
L’activation du service se fait auprès de votre interlocuteur Exco habituel ou via la brique dédiée dans le store My Exco.
Support eDocPerso
Le portail du support eDocPerso propose plusieurs catégories d'assistance pour ses utilisateurs, dont voici un résumé synthétique :
Bien démarrer sur eDocPerso
Cette section guide les nouveaux utilisateurs dans la prise en main de la plateforme eDocPerso en expliquant la création de compte, la connexion, et les premières démarches pour utiliser efficacement le service.
Naviguer dans votre espace
Elle détaille comment gérer et personnaliser son espace utilisateur, avec les fonctionnalités de consultation et d'administration des documents électroniques, ainsi que les outils intégrés pour organiser son espace de manière optimale.
Fonctionnalités
On y trouve la description des principales fonctionnalités offertes par eDocPerso, telles que le dépôt, le stockage, le partage sécurisé de documents, et la gestion des notifications. Cette partie explique aussi les procédures pour importer des documents et gérer les droits d'accès.
FAQ
Une foire aux questions regroupant les interrogations fréquentes des utilisateurs, avec des réponses rapides sur les problèmes courants comme l'accès à un document, les erreurs de connexion, ou encore le paramétrage des notifications.
Mentions légales & CGU
Cette section contient les règles d'utilisation, les obligations et responsabilités des utilisateurs et de l'éditeur, ainsi que les aspects légaux liés à la conservation et à la confidentialité des documents électroniques.
Application mobile
Elle informe sur l'utilisation de l'application eDocPerso sur smartphone et tablette, les fonctionnalités mobiles disponibles, ainsi que les conseils pour l'installation et la synchronisation avec l’espace web.